Servicios Pre-Construcción / Procesos de Licitación
Desde ÁGORA – PROJECT MANAGEMENT proponemos un proceso de licitación que es independiente tanto del tipo de contrato (llaves en manos, a precio cerrado, a medición o a costes vistos), como del modelo de gestión de la construcción (con constructora única, en U.T.E. de complementarios o “paquetizado”). La decisión sobre la combinación más adecuada para nuestro Proyecto deberá ser previa al inicio del proceso de licitación y dependerá, no sólo del estudio de ventajas/desventajas de cada una de las posibles variantes, sino de la idiosincrasia y costumbres de la Propiedad.
Por su trascendencia para el resto del proyecto, durante el proceso de licitación deberemos huir de cuestiones de mera oportunidad, estableciendo un proceso de filtro, toda una carrera de resistencia y obstáculos, que obligue a los licitantes a hacer un esfuerzo continuo de estudio e introspección que les permita demostrar lo mejor de ellos mismos (esto es, sus ventajas competitivas) y, a nosotros, detectar sus carencias. Así conseguiremos que sólo los mejores lleguen al final del recorrido.
El sistema que proponemos plantea, pues, un proceso de licitación faseado de acuerdo a los tres (3) estadios habituales del proceso proyectual (Básico, Ejecutivo y Ejecutivo definitivo), en el que buscaremos obtener comparativos de los licitantes seleccionados para cada fase en ocho (8) criterios de estudio muy diferentes, a saber:
Por supuesto, la propuesta económica es uno de los criterios principales en un proceso de licitación. No obstante, como veremos a continuación, su relevancia irá ganando protagonismo.
Efectivamente, en la primera fase de la licitación, la correspondiente al Proyecto Básico, la propuesta económica, al haberla realizado en condiciones precarias, dado el mínimo grado de definición de aquél (sin estado de mediciones y sin planos definitorios), deberá ser considerada como meramente indicativa, por lo que, para seleccionar los licitantes que puedan pasar a la siguiente fase, deberíamos centrarnos en el resto de criterios de valoración.
No obstante, para lo que realmente nos servirán las propuestas económicas de los licitantes será, más bien, para, a nivel interno, evaluar la bondad del presupuesto master de la promoción, permitiéndonos la toma de decisiones, por ejemplo, para adoptar medidas de restricción presupuestaria.
Es cuando el Proyecto pasa a ser Ejecutivo que el precio ofertado adquiere verdadera relevancia. Cuanto mejor sea aquél, más certera será la propuesta económica que obtengamos de los diferentes licitantes. Es principalmente por esta razón por la que aconsejamos a nuestros Clientes el fasear el proceso de obtención de ofertas de acuerdo a la evolución de la calidad del Proyecto (Ejecutivo y Ejecutivo definitivo).
Con un proceso faseado conseguiremos, además, que los licitantes profundicen cada vez más en el Proyecto, ampliando su conocimiento del mismo y significando errores y carencias que nos permitirán, a su vez, mejorar la calidad de aquél.
Todo ello redundará, como hemos indicado, en obtener propuestas económicas cada vez más acertadas que, incorporadas en un cuadro comparativo, nos permitirán detectar las posibles deficiencias presupuestarias puntuales que puedan/deban ser revisadas y actualizadas por los diferentes licitantes.
Es en la fase de Proyecto Básico en la que los diferentes licitantes mejor pueden estimar propuestas alternativas de construcción que, sin alterar el producto esperado por la Propiedad, mejoren significativamente los procesos productivos previstos, redundando en una mejora de cronograma.
Con nuestra colaboración, la Propiedad seleccionará aquellas propuestas que, en reducido número, puedan considerarse las más favorables para sus intereses, procediendo a establecerlas como verdaderas alternativas a ser estudiadas en la siguiente fase de la licitación (la correspondiente al Proyecto Ejecutivo) por los contendientes que aún permanezcan en la liza.
Listamos a continuación algunas propuestas que, por nuestra experiencia y dependiendo de las especiales características de cada Proyecto, podríamos implementar. Nos referimos, por ejemplo, a:
– En edificios de altura y con un número de sótanos suficiente, cambio del sistema de ejecución de la estructura a ascendente/descendente.
– En proyectos con vanos interiores de reducida luz o de gran luz con cantos de forjado importantes, cambio de estructura tradicional a sistema postesado.
– En edificios de altura con núcleo de hormigón masivo, utilización de encofrados trepantes o deslizantes.
– En edificios con fachada de muro cortina, cambio de sistema «stick» a modular.
Definidos con detalle los materiales y maquinaria en el Proyecto Ejecutivo, los licitantes ofrecerán productos variantes que permitan mejoras a su propuesta inicial.
Previamente a la fase final de la licitación (la correspondiente al Proyecto Ejecutivo definitivo), la Propiedad, con nuestra colaboración, definirá aquellas propuestas que, en número abarcable, supongan una mejora real a lo previsto, procediendo a establecerlas como propuestas a ser estudiadas por los finalistas.
Aunque en fase de Proyecto Básico podremos dar algunas consideraciones primeras sobre el modelo de contrato (forma de pago, forma de retención, avales,…), no será hasta la fase del Proyecto Ejecutivo que deberá entregarse a licitantes el formato de modelo de contrato aprobado por la Propiedad. Las consideraciones a dicho modelo serán también tenidas en cuenta en el proceso comparativo de las propuestas presentadas por los licitantes en esta fase del proceso.
No obstante, no será hasta el proceso finalista que aconsejaremos a la Propiedad el proceder a negociar los términos del contrato, eso sí, de ser posible, con todos y cada uno de los licitantes que se encuentren aún en liza. En todo caso, desaconsejaremos negociar únicamente con la empresa constructora que se considere a priori como la más adecuada. Para conseguir un buen resultado del proceso de negociación de las condiciones de contrato éste debería ser llevado a cabo con todos los finalistas (de ser posible, en número no inferior a 3).
Sin duda alguna, el estudio de la información financiera presentada por los licitantes en la primera fase del proceso de licitación condicionará especialmente su continuidad o exclusión del mismo.
Información relevante como las cuentas anuales (incluida, de poder ser, la memoria de auditoría) de los últimos ejercicios, así como los compromisos de vencimiento de deuda corporativa o, incluso, los informes del CIRBE, nos permitirán observar la calidad de la solvencia financiera de las entidades licitantes.
Obtener información de la capacidad técnica de las empresas licitantes nos permitirá observar el potencial de cada una de ellas de cara a la posible ejecución de nuestro Proyecto. Entresacamos algunos puntos relevantes:
– Organigrama General de Edificación.
– Evolución de la Cartera de Obra de Edificación en los últimos ejercicios.
– Encuestas u otros documentos que midan el grado de Satisfacción de Cliente (ejecución y postventa) para las obras de Edificación finalizadas en los últimos ejercicios.
– Proyectos similares ejecutados por la compañía.
– Protocolos de Postventa utilizados por la compañía.
– Sistema de Calidad, Medioambiente y de Prevención de Riesgos Laborales para obras en ejecución de la compañía.
– Capacidad de ejecución de proyectos elaborados bajo estándares BIM.
– Experiencia en proyectos con certificación LEED, o similar.
El objetivo final del proceso de definición del cronograma de ejecución ha de ser obtener una planificación realista y coherente de nuestro Proyecto. Aunque ya en fase de Proyecto Básico esperamos obtener un cronograma de estas características (de hecho, la calidad de su estudio marcará condicionantes para filtrar las propuestas presentadas), durante el resto de fases de estudio (Proyecto Ejecutivo y Proyecto Ejecutivo definitivo) iremos centrando mejor la propuesta definitiva de cronograma, al ir mejorando paulatinamente el conocimiento que, del Proyecto, van a ir adquiriendo los diferentes licitantes.
Adicionalmente a las propuestas técnicas, alternativas a los sistemas constructivos previstos en Proyecto, los licitantes deberán evaluar su impacto en el cronograma de ejecución. En la mayoría de las ocasiones, esta consideración acabará convirtiéndose en decisiva durante el proceso finalista de adjudicación.
Obtener información de la propuesta de organización de obra por parte de cada licitante nos permitirá medir el grado de profundización en el Proyecto. Solicitaremos propuestas en referencia a los siguientes puntos:
Organigrama del equipo de obra que el licitante estime adecuado para la gestión de la construcción del Proyecto Ejecutivo Adaptado, incorporando los curriculum vitae de las posiciones más relevantes.
Memoria Técnica de la organización propuesta de medios auxiliares en obra, incluyendo, por ejemplo, el número y localización de grúas-torre o de cualquier otro medio mecánico auxiliar (montacargas, montapersonas, andamios cremallera,…), así como de otros elementos de la implantación en obra (casetas, zonas de acopio,…).
De cada criterio, obtendremos un comparativo específico. Incorporando estos resultados parciales en un comparativo global, merced a dar un peso relativo a cada uno de los criterios de estudio de acuerdo a su relevancia dentro de la fase de licitación en cuestión, obtendremos un cuadro comparativo integrado que facilitará que la Propiedad pueda seleccionar, de entre los licitantes que aún se encuentren en la liza, a aquéllos que puedan pasar al siguiente estadio.
Pues bien, como hemos indicado anteriormente, nuestro planteamiento pasa por realizar un proceso de licitación dividido en tres (3) fases diferenciadas. La primera de ellas, en base al Proyecto Básico, buscará realizar un primer gran filtro entre las empresas licitantes. En esta fase detectaremos aquellas empresas realmente interesadas en nuestro Proyecto. A tal fin servirán los criterios de estudio y desarrollo técnico de las alternativas constructivas, del cronograma de ejecución y de la organización técnica de la obra. Por otro lado, el criterio de solvencia financiera nos permitirá entresacar las mejores propuestas de entre las empresas interesadas.
En la segunda fase, en base al Proyecto Ejecutivo, los licitantes deberán, además de profundizar en las alternativas constructivas, presentar una propuesta a precio cerrado lo que significará que, indirectamente, estarán colaborando con el equipo facultativo en la mejora del Proyecto, detectando carencias, errores e indefiniciones.
En la tercera fase, los licitantes finalistas deberán estudiar el que denominamos Proyecto Ejecutivo Definitivo ya que recogerá las consideraciones detectadas tanto por el equipo facultativo como por los propios licitantes. Así mismo, podrá ya incorporar aquellas alternativas constructivas y/o variantes de calidad que la Propiedad haya decidido implementar de entre las propuestas presentadas por los diferentes licitantes. En esta fase los criterios de precio, de modelo de contrato y de cronograma serán los determinantes para definir al adjudicatario.
En base a esta explicación podemos concretar las actividades a llevar a cabo como asistencia técnica a la PROPIEDAD durante la fase de Licitación. A saber,
– Colaborar con el PROPIEDAD en la definición del régimen de contratación de los trabajos: figura a contratar (contratista único, UTE de complementarios o por lotes), así como las condiciones y la modalidad de contratación (precio cerrado, costes vistos, proyecto & construcción o contrato colaborativo).
– Elaborar, con la colaboración del Director de Obra y con Director de Ejecución de la Obra, el Pliego Técnico y Administrativo de cada fase de Licitación que permita definir la documentación técnica y económica que se les solicitará a cada una de las compañías licitadoras de acuerdo a los ocho (8) criterios antes expuestos y que más adelante desarrollaremos.
– Elaborar un calendario de licitación de cada fase que incorpore las actividades específicas (invitación, entrega de documentación, proceso de estudio, recepción de ofertas y apertura de plicas, elaboración y gestión de comparativos, selección de finalistas, negociación de contrato,…).
– Colaborar con el PROPIEDAD en la selección inicial de las compañías licitadoras mediante el estudio previo de los índices de solvencia técnica y económica de cada una de ellas.
– Redactar, para cada fase de licitación, el documento comparativo integrado de las ofertas presentadas, detectando las carencias, omisiones, deficiencias o imprecisiones que pueda contener cada una de ellas y retornándolas a las empresas licitadoras para obtener finalmente un Cuadro Comparativo coherente y completo que permita seleccionar al grupo de empresas que puedan pasar al siguiente estadio.
– Seleccionar el Organigrama y el Equipo de Obra idóneo de entre las opciones que presente cada una de las empresas finalistas.
– Colaborar con el PROPIEDAD en el proceso de negociación técnico-económica con las empresas finalistas (precio final, cronograma aceptado, …), así como en el proceso de negociación de las condiciones de contrato, por supuesto, conjuntamente con los Servicios Jurídicos del PROPIEDAD.
– Colaborar con el PROPIEDAD en la determinación de la empresa constructora adjudicataria en vista al resultado del proceso negociador con las empresas finalistas.
Si el lector está interesado en continuar descubriendo nuestros Servicios no tiene más que dirigirse al cuadro que le proponemos debajo de este redactado.
SERVICIOS PRE-CONSTRUCCIÓN
Nuestra propuesta de actividades pre-construcción se inician desde el mismo momento de concepción del proceso promotor y hasta el acto formal de firma del contrato de obra con la Empresa Constructora.
SERVICIOS CONSTRUCCIÓN
En esta etapa, nuestra actuación está, básicamente, dedicada a la supervisión y control de las actividades de los diferentes agentes implicados en el proceso de construcción.
SERVICIOS POST-CONSTRUCCIÓN
Una vez finalizada la fase de construcción se inicia la fase de revisión y repaso de la obra ejecutada por la empresa constructora, así como la legalización, puesta en marcha y entrega del inmueble al usuario.